Adressatenkreis: Unternehmen mit mehr als 50 Beschäftigten

Am 23. Oktober 2019 verabschiedete die Europäische Union die Whistleblower-Richtlinie (EU- Direktive 2019/1937). Ziel der Richtlinie ist es Hinweisgebern, sog. „Whistleblowern“, Schutz vor negativen Konsequenzen zu verschaffen, wenn sie Missstände in Unternehmen melden. Damit einhergehend sollen Verstöße gegen EU-Recht besser aufgedeckt und die Rechtsdurchsetzung durch sichere und vertrauliche Meldesysteme (Whistleblowing-Systeme) optimiert werden. Die Umsetzung der Richtlinie in nationales Recht sollte eigentlich bis zum 17. Dezember 2021 in Form des Hinweisgeberschutzgesetzes erfolgen.

Das Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz (BMJ) legte bereits im November 2020 einen Referentenentwurf für das Hinweisgeberschutzgesetz vor, dem aller Voraussicht nach ohne große Änderungen zugestimmt werden wird. Diesem ist zu entnehmen, dass gemäß § 12 Abs. 2 HinSchG Unternehmen mit mehr als 50 Beschäftigten von dem Gesetz betroffen sein werden. Für Unternehmen mit weniger als 250 Beschäftigten wird es eine Übergangsfrist von zwei Jahren für die Umsetzung der Regelungen geben. Für einige Unternehmen gelten die Regelungen unabhängig von der Zahl der Beschäftigten, diese sind in § 12 Abs. 3 HinSchG aufgelistet. Unternehmen mit mehr als 250 Beschäftigten sind unabhängig davon, wann das Gesetz in Kraft tritt, unmittelbar von der Richtlinie betroffen und müssen seit dem 17. Dezember 2021 ein Whistleblower-System eingerichtet haben.

Hintergrund: Whistleblower tragen einen ausschlaggebenden Teil zum Erhalt einer transparenten und fairen Gesellschaft bei. Es kommt jedoch häufig zu negativen Konsequenzen und Repressalien für Personen, die Missstände und Verstöße in Bezug auf EU-Recht innerhalb von Unternehmensstrukturen aufdecken und melden. Häufige Verstöße stellen hierbei bspw. Geldwäsche und Steuerbetrug dar. Aber auch in Bezug auf die Produkt- und Verkehrssicherheit, den Umweltschutz, die öffentliche Gesundheit sowie in Hinblick auf Verbraucher- und Datenschutz kommt es oftmals zu Zuwiderhandlungen. Die Whistleblower werden bislang häufig für ihren Mut gestraft, indem es zu Degradierungen, Versetzungen bis hin zu Kündigungen durch betroffene Unternehmen kommt. Das Hinweisgeberschutzgesetz soll dem entgegenwirken und verhindern, dass Hinweisgeber weder zivil-, straf- noch verwaltungsrechtlich hinsichtlich ihrer Beschäftigung haftbar gemacht werden können.

Das geplante Hinweisgeberschutzgesetz wird über die Mindestanforderungen der Whistleblower-Richtlinie hinausgehen. Dies wurde auch noch einmal dadurch bestätigt, dass sich die Ampel-Parteien im Koalitionsvertrag darauf einigten, mit dem Gesetz nicht nur bei Meldungen von Verstößen gegen das EU-Recht Schutz für Whistleblower zu bieten, sondern auch bei Hinweisen bezüglich gravierender Verstöße gegen Vorschriften oder anderem erheblichen Fehlverhalten, wenn die Aufdeckung im besonderen öffentlichen Interesse liegt.

Der Referentenentwurf sowie die Whistleblower-Richtlinie sehen zwei gleichrangige Meldekanäle, einen internen und einen externen, für Whistleblower vor. Hinweisgeber sollen die Wahl haben, welchen Meldekanal sie nutzen. Allerdings sollen Arbeitgeber und Dienststellen Anreize dafür schaffen, dass sich Hinweisgeber zunächst an eine interne Meldestelle wenden (§ 7 HinSchG).

Die interne Meldestelle wird eingerichtet, indem eine beim Arbeitgeber oder der Dienststelle beschäftigte Person, eine Organisationseinheit oder eine dritte Person mit den entsprechenden Aufgaben betraut wird (§ 14 Abs. 1 HinSchG). Die betraute Person arbeitet unabhängig in Bezug auf diese Tätigkeit. Der Arbeitgeber hat dafür Sorge zu tragen, dass es durch andere Aufgaben, der die Person nachgeht, zu keinem Interessenkonflikt kommt und dass die beauftrage Person regelmäßig für diese Aufgabe geschult wird (§ 15 HinSchG). Der interne Meldekanal kann über ein E-Mail-Postfach, Hotlines oder auch postalisch eingerichtet werden. Das genaue Verfahren, der zeitliche Rahmen und zu ergreifende Folgemaßnahmen bei einer internen Meldung sind in §§ 17 und 18 HinSchG festgehalten. Unter anderem muss die interne Meldestelle den Eingang einer Meldung nach maximal sieben Tagen gegenüber dem Hinweisgeber bestätigen und mit diesem Kontakt halten. Die Glaubwürdigkeit der Meldung muss überprüft werden, gegebenenfalls weitere Informationen beim Hinweisgeber eingeholt und entsprechende Folgemaßnahmen eingeleitet werden. Nach drei Monaten muss eine Mitteilung an den Hinweisgeber erfolgt sein, die die geplanten und bereits erfolgten Maßnahmen und eine Begründung für diese enthält.

§ 19 bis 22 Hinweisgeberschutzgesetz befassen sich mit der Errichtung und Zuständigkeit externer Meldestellen. Der Bund wird diese beim Bundesbeauftragen für Datenschutz und Informationsfreiheit errichten. Den Ländern wird es freigestellt eine eigene externe Meldestelle einzurichten. Für Meldungen zu Verstößen gegen Buchführungsregeln, Aktionärsrechte und ähnliche Rechtsbereiche wird die Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht als externe Meldestelle fungieren. §§ 23 ff. definieren die Aufgaben, Berichtspflichten sowie das Verfahren und Folgemaßnahmen bei externen Meldungen.

Wann genau es zur Veröffentlichung des Hinweisgeberschutzgesetzes kommt, ist unklar. Betroffene Unternehmen sollten jedoch lieber früher als später anfangen zu handeln, falls sie noch kein Whistleblowing-System eingerichtet haben.

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