Neue Nachweispflichten für Arbeitgeber – Die Novelle des Nachweisgesetzes (NachwG)

Im Rahmen der Umsetzung der „Arbeitsbedingungenrichtlinie“ (Richtlinie (EU) 2019/1152) ist am 1. Oktober 2022 die Novelle des Nachweisgesetzes (NachwG) in Kraft getreten. Ziel ist unter Berücksichtigung der Anpassungsfähigkeit des Arbeitsmarktes die Arbeitsbedingungen durch Transparenz und überschaubare Beschäftigungsverhältnisse zu optimieren.

Infolge des novellierten NachwG kommt es zur Erweiterung der Nachweispflichten für Arbeitgeber hinsichtlich der wesentlichen Aspekte des Arbeitsverhältnisses. Es werden neue Mindestanforderungen bezüglich der Arbeitsbedingungen und damit einhergehend neue Mindestinhalte für Arbeitsverträge festgelegt. Die novellierten Regelungen gelten für alle nach dem 1. August 2022 neu gegründeten Arbeitsverträge. Arbeitnehmer in bereits bestehenden Arbeitsverhältnissen können jedoch vom Arbeitgeber verlangen, dass ihnen alle im novellierten NachwG genannten Arbeitsbedingungen, innerhalb der in den Übergangsbestimmungen (§ 5) genannten Fristen, ausgehändigt werden.

Es kommt zu Änderungen im Anwendungsbereich des NachwG, welches künftig für alle Arbeitnehmer gilt. Zuvor waren Arbeitsverhältnisse von maximal einem Monat von den Regelungen ausgenommen. Die umfangsreichsten Änderungen betreffen die in § 2 NachwG geregelten Nachweispflichten des Arbeitgebers bzw. die Mindestinhalte der Niederschrift, die die wesentlichen Vertragsbedingungen enthält. Wir haben die wesentlichen Änderungen und neuen Anforderungen der in § 2 enthaltenen Nachweispflichten im Folgenden für Sie aufgelistet:

• Enddatum bzw. vorhersehbare Dauer der Beschäftigung bei befristeten Arbeitsverhältnissen;
• sofern vereinbart, die Möglichkeit des Arbeitnehmers den Arbeitsplatz frei zu wählen;
• falls vereinbart, die Dauer der Probezeit;
• Vergütung von Überstunden;
• Fälligkeit und Auszahlungsform des Entgelts;
• Ruhepausen/Ruhezeiten; ggfs. Schichtsystem, -rhythmus sowie Voraussetzungen für Schichtänderungen;
• falls zutreffend Einzelheiten zur Arbeit auf Abruf;
• Möglichkeit und Voraussetzungen zur Anordnung von Überstunden;
• etwaiger Anspruch auf vom Arbeitgeber bereitgestellte Fortbildungen;
• Name und Anschrift des Versorgungsträgers der betrieblichen Altersvorsorge;
• Kündigungsverfahren, mind. das Schriftformerfordernis und die Fristen für die Kündigung und die Erhebung einer Kündigungsschutzklage; § 7 Kündigungsschutzgesetz ist hier auch bei einem nicht ordnungsgemäßen Nachweis der Frist zur Erhebung der Kündigungsschutzklage anzuwenden.

Neben den neuen bzw. geänderten Mindestinhalten betreffend die Nachweispflicht wurden auch neue Fristen für die Aushändigung dieser an den Arbeitnehmer festgelegt. Die wesentlichen Vertragsbedingungen des Arbeitsverhältnisses müssen innerhalb gewisser in § 2 Abs. 1 Satz 4 NachwG Fristen schriftlich niedergelegt, händisch unterzeichnet und dem Arbeitnehmer ausgehändigt werden. Bspw. müssen Name und Anschrift der Vertragsparteien, die Zusammensetzung und Höhe des Entgeltes, einschließlich aller Vergütungen, sowie die Arbeitszeit fortan spätestens am ersten Tag des Arbeitseintritts dem Arbeitnehmer ausgehändigt werden. Für weitere Vertragsbedingungen, wie u. a. den Arbeitsort oder ggfs. verschiedene Arbeitsorte und eine kurze Charakterisierung der zu leistenden Tätigkeit, ist eine Frist von sieben Tagen nach Arbeitsbeginn festgelegt. Für einige andere Angaben gilt die Frist von einem Monat, welche zuvor für alle Vertragsbedingungen galt. Des Weiteren werden zusätzliche Angaben zu Auslandsaufenthalten von Arbeitnehmern in einem neuen Absatz 3 des § 2 NachwG geregelt. Der Nachweis über die wesentlichen Vertragsbedingungen kann nach wie vor im Rahmen des schriftlichen Arbeitsvertrages oder gesondert erfolgen. Er darf weiterhin nur schriftlich und nicht auf elektronischem Wege erfolgen.

Auch bezüglich der Änderung von wesentlichen Vertragsbedingungen gibt es neue und strengere Regelungen. Diese sind dem Arbeitnehmer gem. § 3 NachwG fortan spätestens an dem Tag mitzuteilen, an dem sie wirksam werden. Zuvor galt hier eine Frist von einem Monat.

Eine weitere Neuheit ist, dass mit dem neuen § 4 NachwG erstmals Verstöße gegen bestimmte Regelungen der §§ 2 und 3 NachwG als Ordnungswidrigkeit behandelt werden. Ein Verstoß kann mit einem Bußgeld von bis zu 2000 Euro geahndet werden.

Wir empfehlen allen Arbeitgebern sich mit den neuen Anforderungen des novellierten NachwG vertraut zu machen!

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